Compte-rendu de la réunion « Mise en place des dates d’expiration dans Adobe Campaign »

Une quinzaine de personnes ont participé à la réunion du mardi 10 décembre 2024, réunissant consultants experts et utilisateurs de la solution Adobe Campaign. Jonathan Loriaux a mené la réunion avec brio. Voici le compte-rendu de sa présentation et le résumé des échanges constructifs entre les participants.

Replay de la réunion

Lien vers la présentation : https://pitch.com/v/202412—dates-expi-adobe-3vn4mc

Lien vers le replay de la réunion : https://www.youtube.com/watch?v=WEptOkgboVI

Objectifs de la réunion

• Permettre aux experts et utilisateurs d’Adobe Campaign de se (re)connaître
• Leur donner les moyens de mettre en place les dates d’expiration pour les emails qu’ils gèrent.
• Créer de l’émulation pour augmenter les volumes d’emails contenant des dates d’expiration.

Nous devons prouver aux messageries qu’elles doivent faire évoluer leur interface. Cette preuve passe par un volume important d’emails contenant des dates d’expiration : plus elles en verront, plus elles seront incitées à agir.

Rappel du principe de base

Des milliards d’emails commerciaux sont envoyés chaque année par des organisations et stockés indéfiniment, pour rien, dans des centres de données à travers le monde.

Ce projet cherche à diminuer le volume croissant de ces messages inutiles.

À bien avoir en tête : la chaîne de sobriété de l’email

Nettoyer les boîtes email sur base des dates d’expiration est une solution de bout de chaîne ! La dernière roue du carrosse ! D’autres actions indispensables doivent être mises en place en parallèle (ou en amont) :

1. Travailler vos messages afin d’accompagner le changement de consommation
2. Envoyer moins d’emails
3. Eco-concevoir les emails
4. Nettoyer les boîtes email* (C’est cette étape là, les dates d’expiration).

Les parties prenantes

1. L’expéditeur définit une date d’expiration pour son message. Date à laquelle l’email n’a plus lieu d’être conservé.
2. L’outil d’envoi d’email permet la saisie de la date d’expiration lors de la création d’une campagne au même titre qu’un objet.
3. Le fournisseur de messagerie du destinataire peut lire et traiter la date d’expiration des emails reçus. Il met en place de nouvelles fonctionnalités de nettoyage qui se basent sur l’information d’expiration.
4. Le destinataire autorise (ou non) le nettoyage de sa boîte email.

La technique

C’est juste une toute toute toute petite ligne dans votre en-tête SMTP :

Expires: Wed, 25 Dec 2024 17:22:57 +0000

C’est cet élément qui est défini dans l’outil de gestion de campagnes email et qui va être transporté jusqu’au destinataire du message.

Le standard publié à l’IETF : https://datatracker.ietf.org/doc/draft-ietf-mailmaint-expires/

Wireframes

Jonathan a créé des wireframes pour aider les messageries à se projeter.

Le message ne pourra pas être supprimé automatiquement sans le consentement du destinataire. Le cadre légale oblige un consentement de la part de l’utilisateur. Nos premiers wireframes proposent la suppression en masse dans une boite dédiée.

Où en sommes-nous dans le projet ?

Les grandes étapes

• Mars 2021 : Première publication de la proposition concrète du projet par Jonathan Loriaux sur le blog Badsender.
• Avril 2021 : Création du site ZeroCarbonEmail afin d’héberger le projet des dates d’expiration.
• Octobre 2021 : Création d’un groupe de travail technique porté par Benjamin Billon, ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information).
• Décembre 2021 : Première publication d’un brouillon de standard des spécifications techniques auprès de l’IETF (Internet Engineering Task Force).
• Juin 2022 : Plusieurs annonceurs de différents secteurs d’activité se sont réunis lors de 3 ateliers afin de travailler sur les cas d’usage de la date d’expiration.
• Septembre 2022 : Un test a été réalisé avec succès par SNCF Connect (les chemins de fer français) dans Adobe Campaign Classic.
• Décembre 2023 : Publication d’une analyse des gains en émissions de Gaz à effet de serre des dates d’expiration dans les emails
• Mai 2024 : Orange commence à monitorer les emails contenant une date d’expiration dans son webmail
• Septembre 2024 : Brevo déploie les dates d’expiration dans sa plateforme
• Octobre 2024 : Soutien financier de Cofidis et Brevo

Timing restant estimé à 18-24 mois.

Quels ESP permettent d’ajouter des dates d’expiration dans les emails ?

• Adobe Campaign
• Brevo : acte fort car l’outil est utilisé par des milliers d’annonceurs
• Mindbaz
• Sweego
• Oximailing
• Splio
• Numberly

Et d’autres à venir, nous l’espérons !

Les chiffres livrés par Orange.fr et laposte.net

• Orange – Chaque jour, environ 6% des emails reçus par Orange contiennent un en-tête « Expires: ».
• Orange – Cela représente plus de 10 millions d’emails reçus par jour qui contiennent une date d’expiration.
• Orange – Environ 20 To pourraient être économisés par mois si Orange supprimait tous les emails expirés.
• Orange – La moitié des emails ont une date d’expiration fixée à 2 semaines après la date d’envoi.
• laposte.net – Durant les 5 premiers mois de 2024, 2,4% des emails contenaient une date d’expiration.

Objectif : faire évoluer les messageries françaises dans un premier temps. Ensuite, nous viserons certainement les messageries allemandes qui sont très avancées sur le sujet.

Les défis actuels

• Finaliser le standard à l’IETF.
• Faire bouger les fournisseurs de boîtes email.
• Faire bouger les outils de routage qui n’intègrent toujours pas les dates d’expiration.
• Générer de la visibilité.

Concrètement comment on avance ?

• 1 responsable de plaidoyer : Jonathan Loriaux
• Du lobbying
• Prouver que les volumes des emails contenant les dates d’expiration sont en augmentation

Aujourd’hui, nous avons obtenu 2 Soutiens financiers : Brevo et Cofidis.

Il nous en faut un 3ème pour pouvoir vraiment consacrer 1 journée par semaine à ce projet. À bon entendeur !

Document explicatif de mise en place des dates d’expiration dans Adobe Campaign

Une documentation disponible : https://www.zerocarbon.email/fr/documentation-fr/adobe-campaign-classic/

Plusieurs annonceurs ajoutent déjà des dates d’expiration dans Adobe Campaign : La Poste, Cofidis, les clients de Numberly… et sans doute d’autres sans nous en parler.

Et maintenant ? Comment on avance ?

Vous pouvez jouer un rôle clé pour transformer l’expérience des emails en 3 actions simples :

• Implémenter, c’est contribuer à l’intégration technique de l’en-tête « Expires: ». Que vous soyez développeur ou en lien avec des prestataires techniques (agences, plateformes d’envoi, outils de messagerie), encouragez les nouveaux projets d’implémentation.
• Documenter, c’est partager vos retours d’expérience, vos idées et vos résultats d’expérimentations. Ensemble, enrichissons la réflexion sur le sujet et rendons ces contributions accessibles à tous via notre plateforme.
• Communiquer, c’est faire passer le message. Parlez-en à votre réseau, partagez les initiatives qui pourraient aider à rendre les dates d’expiration dans les emails une réalité. Chaque action compte, et votre voix peut faire toute la différence.

C’est à vous de jouer ! Convaincre en interne, convaincre vos clients, créer de l’émulation.

Besoin d’un coup de main ou vous avez une idée de génie pour faire accélérer les choses ?

Envoyez-nous un email : jlo@badsender.com et mdu@badsender.com

Nous sommes disponibles pour convaincre les routeurs encore hésitants sur le sujet, accompagner les annonceurs dans l’implémentation des dates d’expiration dans leur stratégie emailing, et travailler sur les freins, notamment juridiques.

Échanges et discussions entre les participants

Plusieurs participants ont exprimé les freins qu’ils rencontrent :

Quel est le cadre juridique ?

C’est le point LE plus crucial. Il est nécessaire que juristes, DPO se penchent sur le sujet pour l’éclaircir.

Crainte d’une charge de temps supplémentaire pour les chargés de campagnes emailing

Les personnes de Cofidis ont partagé leur retour d’expérience sur la méthodologie qu’ils ont appliquée. Ils ont défini deux délais : 20 jours pour les emails commerciaux et 40 jours pour les emails réglementaires. Ils ont ensuite ajouté ces délais d’expiration automatiquement sur leurs diffusions. De cette manière, cela ne demande pas de temps supplémentaire aux chargés de campagnes.

Jonathan Loriaux en a profité pour rappeler que le délai moyen constaté par les messageries Orange.fr et la poste.net dans la durée des dates d’expiration est de 15 jours. Il a rappelé le lien vers l’article qu’il a rédigé pour aider les utilisateurs à définir les dates : https://www.zerocarbon.email/fr/documentation-fr/definir-elais-dexpiration-emails/

Crainte d’un risque de ralentissement d’envoi des campagnes

Les retours d’expérience de ceux qui ont déjà mis en place des dates d’expiration ont permis de constater qu’il n’y a pas eu de ralentissement notable lors de la diffusion.

Proposition que les dates d’expiration soit un critère de délivrabilité

Réponse : non, c’est tentant mais ça serait trop facile pour les spammeurs 😉