Lorsque vous réfléchissez à déployer les dates d’expiration dans vos campagnes email, il y a une question légitime qui peut survenir : quels délais ?
Pour répondre à cette question, il est important de considérer plusieurs facteurs, notamment le type de contenu de l’email, l’objectif de la campagne et les attentes des destinataires. En effet, le délai d’expiration optimal peut varier considérablement selon ces éléments. Dans ce document, nous examinons donc les différents aspects à prendre en compte pour déterminer le délai d’expiration le plus approprié pour vos emails.
Il est important de garder à l’esprit que même si vous définissez une date d’expiration dans vos emails, c’est le destinataire qui reste maître de la suppression (ou de l’archivage) des emails qu’il reçoit. La messagerie ne supprimera jamais un email sans son consentement. La date d’expiration que vous définirez est donc une suggestion que vous faites à votre destinataire.
Néanmoins, en fonction des implémentations par les clients email, si le destinataire l’a précédemment approuvé, la suppression ou l’archivage de l’email pourrait être automatique. Il est donc nécessaire que celle-ci soit correctement configurée et réfléchie.
Sur la base de quel événement faut-il calculer la date d’expiration ?
Le calcul de la date d’expiration dépend clairement du contenu de votre email. En analysant les différents cas de figure du tableau présent plus bas dans ce document, nous pouvons définir plusieurs typologies d’événements :
- La date d’envoi de l’email : C’est le cas le plus simple, la date d’expiration est définie en fonction de la date d’envoi de l’email. Par exemple, 30 jours après l’envoi.
- La date de validité (offre, lien de confirmation…) : Dans ce cas, ce n’est pas le moment d’envoi mais la validité ou l’expiration du message lui-même. Par exemple, 7 jours après la fin d’une vente privée.
- La date d’un événement (rendez-vous, conférence…) : Ici, c’est un événement situé dans le futur qui va décider de l’expiration de l’email. Par exemple, 5 jours après la date d’un rendez-vous médical.
Il est possible que dans votre contexte vous ayez d’autres éléments qui décident des délais d’expiration.
Quelles sont les raisons pour lesquelles vous voudriez définir une date d’expiration plus ou moins longue ?
Même si le tableau présent en fin d’article vous propose quelques pistes et exemples pour définir la durée avant expiration de votre email, il est intéressant de réfléchir aux éléments que vous devez garder à l’esprit afin de définir cette durée.
- Le contenu est vraiment périmé très rapidement : Régulièrement, et c’est vrai surtout pour les messages marketing et publicitaires, le contenu d’un email peut très rapidement devenir obsolète. Mais cela peut aussi être le cas pour des messages de type alerte, rappel pour des rendez-vous…
- Questions de sécurité : Certains emails pourraient avoir besoin d’être supprimés très rapidement pour des raisons de sécurité. Le cas le plus classique est l’email de mot de passe perdu.
- Besoin d’avoir accès à des informations : À l’inverse, il est possible que certaines informations aient un temps de validité beaucoup plus long. Pensez par exemple à une lettre d’information payante qui serait envoyée tous les trimestres. Votre client doit avoir le temps de la consulter et pouvoir y retourner si celle-ci n’est pas disponible dans des archives en ligne. Dans cet exemple, vous pourriez aussi réfléchir à ne pas définir du tout de date d’expiration.
De manière générale, une bonne manière d’estimer la durée de vie d’un email est de regarder la répartition des ouvertures et/ou des clics sur les jours qui suivent l’envoi d’un email. Pour les communications commerciales, généralement, 90 % des événements sont générés en 48 h.
En analysant ces statistiques, vous devriez être capable de définir quels messages méritent de rester plus ou moins longtemps dans les boîtes email des destinataires.
Dans quels cas est-il préférable de ne pas configurer de date d’expiration à vos emails ?
S’il est possible de définir une date d’expiration pour de nombreuses typologies d’emails, sur certains emails, il vaut mieux ne pas en définir du tout.
Nous pouvons définir deux raisons principales de ne pas définir de date d’expiration :
- Raisons légales : Pour des raisons légales, le destinataire a intérêt à conserver les informations et documents qui lui ont été transmis par email. C’est le cas pour des confirmations de signatures électroniques de contrats, des mises à jour de conditions de vente, des confirmations d’achat…
- Besoin de conserver des preuves : Dans certains cas, le destinataire peut légitimement désirer conserver des emails afin de pouvoir les retrouver plus tard. Même si ce n’est pas légalement obligatoire. Par exemple, conserver une confirmation de livraison.
Si vous en voyez d’autres, n’hésitez pas à nous les signaler afin que nous puissions améliorer cet article.
Exemples de typologies d’emails
Ce tableau est donné à titre d’exemple. Vous êtes évidemment maître des dates d’expiration que vous désirez définir dans vos emails en fonction du contexte dans lequel vous vous trouvez. Ce tableau doit uniquement être pris comme une base afin que vous puissiez définir vos propres règles.
Gardez à l’esprit que le destinataire restera de toute façon maître de l’éventuelle suppression ou archivage de ses emails.
La colonne « Initial Event » définit l’événement par rapport auquel la date d’expiration doit être calculée. La colonne « Timeframe » définit le temps passé entre cet événement et la date d’expiration définie.
| EMAIL TYPE | CATEGORY | INITIAL EVENT | TIMEFRAME |
|---|---|---|---|
| Return to stock | ALERTS | Sending date | Between 3 and 7 days |
| Terms and Conditions Updates | ALERTS | DO NOT SET AN EXPIRATION DATE | DO NOT SET AN EXPIRATION DATE |
| Confirmation of appointment | APPOINTMENT | Appointment date | 5 days |
| Reminder appointment date | APPOINTMENT | Appointment date | 5 days |
| Monthly newsletter | CONTENT | Sending date | Between 30 and 90 days |
| News of the brand | CONTENT | Sending date | 7 days |
| Happy birthday | LIFECYCLE | End of offer validity | 7 days |
| Product renewal (with offer) | LIFECYCLE | End of offer validity | 30 days |
| Retention / anti-churn / sun setting | LOYALTY | Sending date | Between 15 and 30 days |
| Welcome | LOYALTY | Sending date | Between 30 and 90 days |
| Use of points | LOYALTY | End of offer validity | 30 days |
| Earn / rewards / coupons | LOYALTY | End of validity | 30 days |
| Loyalty Card Activation | LOYALTY | End of validity | 30 days |
| Relational cycle | LOYALTY | Sending date | Between 30 and 90 days |
| One-time call for donations | MARKETING | Sending date | Between 30 and 90 days |
| Petitions (call for signature) | MARKETING | Sending date | Between 30 and 90 days |
| Offer of the month | MARKETING | End of offer validity | 7 days |
| Offer/ Private sales | MARKETING | End of offer validity | 7 days |
| Product spotlight | MARKETING | Sending date | Between 30 and 90 days |
| Abandoned cart | SERVICES / TRANSACTIONAL | Sending date | Between 7 and 15 days |
| Add to wish list | SERVICES / TRANSACTIONAL | Sending date | Between 7 and 15 days |
| Order confirmation | SERVICES / TRANSACTIONAL | DO NOT SET AN EXPIRATION DATE | DO NOT SET AN EXPIRATION DATE |
| Subscription confirmation | SERVICES / TRANSACTIONAL | Sending date | Between 30 and 90 days |
| Account creation confirmation | SERVICES / TRANSACTIONAL | DO NOT SET AN EXPIRATION DATE | DO NOT SET AN EXPIRATION DATE |
| Double optin | SERVICES / TRANSACTIONAL | Sending date | 5 days |
| Order tracking | SERVICES / TRANSACTIONAL | DO NOT SET AN EXPIRATION DATE | DO NOT SET AN EXPIRATION DATE |
| Delivery tracking | SERVICES / TRANSACTIONAL | DO NOT SET AN EXPIRATION DATE | DO NOT SET AN EXPIRATION DATE |
| Invoices | SERVICES / TRANSACTIONAL | DO NOT SET AN EXPIRATION DATE | DO NOT SET AN EXPIRATION DATE |
| Password reset | SERVICES / TRANSACTIONAL | Sending date | 2 days |
N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des suggestions d’amélioration de cet article.
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